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Les “papiers” occupent une place et prennent un temps de plus en plus considérables dans une entreprise (indépendamment d’ailleurs de la qualité). Or il existe aujourd’hui des solutions pour réduire considérablement ces inconvénients et aboutir à un fonctionnement pratiquement “0 papier”. Ce sont les gestionnaires électroniques de documents.
Leurs fonctions et leurs avantages de base sont les suivants :
- La recherche et l’ouverture très simples des documents, quel que soit l’applicatif, ces documents étant tous concentrés sur un serveur unique (ces logiciels fonctionnent en réseau). Au lieu de rechercher les documents dans un dossier dans une armoire, le logiciel fonctionne comme un moteur de recherche puissant, qui permet de retrouver rapidement tout document et de l’ouvrir, de le dupliquer… On gagne ainsi un temps considérable, à la fois pour les recherches et pour les nouveaux documents, dans la mesure où on peut généralement reproduire un document ancien similaire (exemple : reprendre une proposition antérieure semblable, la lettre précédente au même destinataire…). On n’a également pratiquement plus besoin de conserver les exemplaires papiers. Ceci ne s’applique naturellement qu’aux documents informatisés, c’est-à-dire émis par l’entreprise, mais c’est déjà un grand pas en avant —on peut aller plus loin en scannant les documents papiers essentiels—.
- Simultanément on gagne en visibilité et en sécurité, les documents n’étant plus “perdus” dans les différents dossiers ou disques durs des postes de travail. Une sauvegarde régulière, si possible sur site séparé, donne en outre une grande sécurité, ce qui est essentiel pour la pérennité de l’entreprise : bien des entreprises se sont trouvées en grande difficulté à la suite d’un cambriolage ou d’un incendie qui a détruit leurs archives et leurs bases informatiques.
- La certification ISO en est également facilitée dans tous ses aspects formels, qui constituent aujourd’hui son inconvénient majeur : changement de versions, circulation des documents, traçabilité, archivages, répertoires… peuvent être assurés automatiquement, libérant le responsable qualité pour d’autres tâches plus attrayantes. La “GED” permet en outre de décentraliser la gestion documentaire dans les Services, entraînant ainsi une meilleure appropriation.
Le choix du logiciel est toutefois essentiel, car on s’engage pour de longues années et le système va contenir une bonne part du know-how et de la gestion de l’entreprise. Détaillons la problématique de choix :
Du point de vue de la certification, les besoins essentiels sont les suivants :
- La numérotation des documents, avec des versions et l’émission automatique des répertoires à jour indiquant au moins le n° et indice ainsi que la date (cette dernière fonctionnalité est particulièrement appréciable pour simplifier la gestion journalière)
- Un fonctionnement en réseau, avec circulation des documents, possibilités de visas et des droits d’accès. Cela suppose toutefois que les autres Services aient bien ouvert le logiciel au moment de la diffusion et sachent bien s’en servir. Pour cela le mieux est que le logiciel ne soit pas uniquement qualité, mais ait un mode de fonctionnement simplifié qui s’applique à tous les autres documents : lettres, notes, bilans, messages… En même temps, le logiciel sera beaucoup plus utile s’il est utilisé par l’ensemble de l’entreprise, permettant un fonctionnement “sans papier”. Pour cela, il est souhaitable qu’il ait trois modes de fonctionnement possibles :
o Un mode “normal” très simple, qui permette d’élaborer les documents courants
o Un mode “affaire”, commode pour traiter les relations avec les clients, les projets, les grands dossiers.
o Un mode “ISO”, qui satisfasse aux besoins associés, repris ici.
- Si possible le suivi des actions en cours et la réalisation d’indicateurs. Mais il faut bien évaluer les gains obtenus par rapport à une gestion traditionnelle : il est parfois plus simple de gérer les fiches d’anomalies sur papier que par ordinateur interposé, et EXCEL est souvent plus performant que les logiciels spécialisés
- On peut enfin citer des besoins tels que la gestion des relations entre documents, mais cela fige aussi la structure documentaire et rend par exemple l’emport ou le déplacement des documents difficile (on perd toutes les références). Nous conseillons dans ce but de limiter les références entre documents.
Si on se place du point de vue général de l’entreprise et si le logiciel est utilisé pour l’ensemble des documents bureautiques, il faut alors rajouter les critères suivants :
- Avant tout la simplicité d’utilisation pour les usages les plus courants. L’un des dangers essentiels est en effet qu’il faille un “spécialiste” pour gérer les documents. Les personnels ne s’en serviront alors pas ou mal, quels que soient les efforts…
- Le second critère de base est la sécurité. Les aspects suivants sont à considérer :
o La protection contre les intrusions, de façon à ce que ceux qui n’ont pas à savoir n’aient pas accès aux documents associés. Toutes les GED prévoient cette fonction, mais une protection absolue n’est pas forcément la bonne solution car elle complexifie en contre-partie le fonctionnement (cf ce qui suit). On peut aussi par exemple mettre les documents confidentiels sur un serveur séparé ou utiliser, pour ceux-ci, les protections existant dans Word ou Excel.
o Un danger essentiel est de perdre tout votre historique si l’éditeur disparaît et/ou si une nouvelle version de Windows ou d’Office rend votre GED caduque (l’environnement Windows évolue en permanence…). Pour éviter ce danger, les solutions suivantes sont envisageables :
o Il est souhaitable que les fichiers soient enregistrés dans leur format natif (soit .doc, .xls…) et soient aussi accessibles sans utiliser le logiciel de GED, c’est-à-dire par l’explorateur de Windows. Vous pourrez ainsi toujours accéder à votre base documentaire dans 10 ans; même si la GED disparaît.
o Choisir un logiciel qui utilise peu les fonctionnalités de Windows, de façon à être moins sensible aux évolutions. Une bonne manière de l’évaluer : examiner comment le logiciel s’est adapté aux nombreuses évolutions récentes et avec quels systèmes d’exploitation il est compatible. Plus sa compatibilité est large et plus votre sécurité est grande.
o Se renseigner sur l’éditeur “réel”, c’est-à-dire sur celui qui programme et a le code source. Est-il français ou européen, offre-t-il de bonnes chances de pérennité, quel est le parc installé…
- Pensez enfin à l’administration du réseau et veillez à ce qu’elle ne soit pas trop lourde. Il ne faut pas qu’une personne à temps plein soit nécessaire pour gérer les différents droits d’accès, les visas en cas d’absence du responsable, les changements d’organisation… Ceci peut concerner les logiciels très structurés, qui contiennent l’organigramme, des works-flows programmés à l’avance, des catégories de documents pré-définis…
Une forte structuration peut aussi être bloquante : le circuit d’approbation est en panne parce que tel directeur est absent…
Vérifiez que ces fonctionnalités sont bien adaptées à votre cas particulier, tenez compte du temps à passer pour les tenir à jour. En cas de doute, préférez toujours la simplicité. - Évaluez la durée de formation pour un fonctionnement de base. Il est en effet indispensable que toutes les personnes de l’entreprise équipées d’un PC puissent s’en servir, même si elles ne sont pas très habituées à l’informatique, au moins pour une utilisation de base : consultation des documents, corrections simples… Sinon vous serez obligé de conserver en parallèle des exemplaires “papiers” et perdrez une grande partie des avantages du logiciel (ceci ne s’adresse bien entendu pas aux services non informatisés, qui devront continuer à éditer les documents, à partir du serveur). Le fonctionnement du logiciel doit donc être intuitif et ne demander pratiquement aucune formation pour un usage courant.
En résumé, choisissez plutôt un logiciel simple que tout le monde pourra utiliser facilement plutôt qu’un logiciel complexe et sophistiqué, qui sera dans les faits réservé à une élite, entraînant alors une résurgence inévitable du papier.
Il est indispensable de dresser un cahier des charges précis des utilisations souhaitées, pour chaque type d’utilisateur : direction, secrétariat, production, qualité… en descendant dans le détail, puis d’évaluer les logiciels par rapport à ce cahier des charges. Exemples de quelques fonctions supplémentaires auxquelles on peut penser :
- Existence d’un module portable permettant d’emporter des documents tout en restant en cohérence avec le serveur
- Possibilité de notes associées à chaque document et permettant de faire des remarques, de noter l’historique, etc…
- Pour les entreprises qui ont plusieurs sites, la possibilité de fonctionner sur les différents sites (il existe aussi des solutions alternatives avec Windows TSE, Citrix…)
- Annuaire permettant un adressage automatique des lettres
- etc…
Par Christian DOUCET
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