Les fiches pratiques sont des guides simples sur les sujets traités.
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TENIR DES REUNIONS DE COORDINATION COURTES ET EFFICACES
La réunionite est une maladie chronique de beaucoup d’entreprises : des réunions nombreuses et longues, dans lesquelles seules quelques minutes sont utiles à chacun et qui ne débouchent souvent que sur des décisions vagues et ensuite mal appliquées.
Nous traiterons ici uniquement le cas des réunions de décision et de coordination. Les réunions d’information et les « brainstorming » obéissent à d’autres règles.
L’objectif est d’éviter les digressions. Une bonne réunion est une réunion courte et claire.
Quelques règles pour l’animateur de la réunion
- En amont demander aux participants d’indiquer les sujets qu’ils souhaitent voir abordés, en sus des sujets que vous avez vous-même fixés.
- Si nécessaire, préparer les sujets par des contacts directs avec les participants concernés de façon à ce que les attendus de décision soient clairs avant la réunion. Si ce n’est pas possible, reporter leur traitement à une réunion suivante.
- Préparer et diffuser l’ordre du jour à l’avance, avec les dossiers à examiner
- Commencer à l’heure
- Préparer les exposés informatifs et les mener rapidement.
- Éviter le traitement des problèmes en réunion, le reporter hors réunion, entre les seuls intéressés
- Éviter le bavardage
- Axer la réunion sur les décisions à prendre
- Examiner tous les problèmes d’application des décisions
- Gérer le temps de façon à aboutir dans la durée fixée
- Énoncer clairement les décisions et les conclusions
- Diffuser rapidement un compte-rendu simple, avec les actions
- S’assurer de la bonne réalisation des actions décidées (commencer la réunion suivante en le vérifiant).
Quelques règles pour les participants
- Préparer de façon à bien défendre le dossier et à faire éviter les erreurs de décision. Contacter éventuellement l’animateur au préalable.
- Arriver à l’heure
- Aller à l’essentiel
- Etre positif : enrichir le débat, ne pas critiquer mais faire des suggestions : c’est l’addition de toutes les bonnes idées qui fera la qualité de la décision
- Être modeste : admettre la contradiction, accepter d’avoir parfois tort. Seuls les imbéciles n’évoluent pas
- Être discipliné : accepter les décisions, même si on les juge erronées : une erreur peut être corrigée par la suite, la désunion et les conflits, non
Par Christian DOUCET
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