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FICHE PRATIQUE
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BONNES PRATIQUES POUR LE RANGEMENT DES DOSSIERS, OUTILS, MATÉRIELS…
Impression : article dans Qualité Références
Le mauvais rangement des documents, équipements, pièces, utilitaires… est l’une des premières sources de pertes de temps, d’énervement voire d’ennuis lorsque les items recherchés ne sont pas retrouvés.
En outre, il est difficile de définir des méthodes dans un environnement désordonné.
Il est donc utile que la démarche qualité se penche sur le rangement, voire commence par celui-ci.
Mais ce n’est pas si facile. Ranger demande une solide détermination : il faut accepter d’en prendre le temps, c’est un travail « rude » et, surtout, il faut ensuite le pérenniser dans le temps.
Ce qui suit propose quelques bonnes pratiques dans ce but, en 9 étapes.
- Susciter au début la volonté de rangement de la part des intéressés, en les consultant sur leurs pertes de temps et autres ennuis dûs au défaut d’ordre et en leur demandant leurs suggestions.
Nota : le rangement n’est nécessaire que pour les items collectifs, c’est-à-dire utilisés par plusieurs personnes. Chacun peut conserver son désordre personnel pour ses propres affaires, dans la mesure où il peut les retrouver et ne les égare pas…
- Une fois la décision de rangement prise, recenser toutes les catégories d’item à ranger : types et natures des dossiers, des pièces, des outils (partir simplement de l’existant).
- En profiter pour éliminer l’inutile : archivage ou destruction des vieux dossiers (on adoptera les mêmes méthodes pour les archives), élimination des vieux matériels…
- Définir un projet de plan de classement et de rangement des items restants en tenant compte des critères tels que les suivants :
- Consulter et écouter les utilisateurs, s’adapter au mieux à leurs pratiques habituelles
- Tenir compte des fréquences d’emploi, de façon à faciliter celui-ci : placer les éléments les plus fréquemment utilisés aux endroits les mieux accessibles (et inversement les moins utilisés aux endroits les moins pratiques)
- Adopter une logique intuitive de classement : les items similaires sont classés au même endroit, l’ordre alphabétique ou l’ordre logique oui habituel d’emploi sont respectés…
- Adopter un classement standard et homogène dans tous les secteurs
- Eviter les doublons et la dispersion : les dossiers communs à plusieurs services sont regroupés et placés dans une armoire commune (exemples : dossiers clients, produits, fournisseurs, outillages collectifs…).
- Envisager la vie du rangement et du classement : volume maximum d’items à ranger, qui assurera le rangement et la tenue à jour, nouvelles rubriques possibles à créer par la suite…
- Examiner le rangement pratique (quelle quantité d’items dans chaque catégorie, de quelle nature…) de façon à définir la taille des emplacements. Faire ce travail avec les utilisateurs concernés. Laisser de la place afin de permettre des extensions par la suite…
Il se peut en particulier que le classement doive évoluer en fonction des activités : prévoir des étiquettes amovibles.
Prévoir un ensemble « clean » et esthétique, qui donne une image d’ordre et de quiétude et « donne envie » de ranger.
- Approvisionner les utilitaires nécessaires (en prévoyant des marges d’adaptation)
- Mettre en œuvre le rangement : Prévoir un planning précis, en neutralisant les autres activités pendant les périodes de rangement) :
- Mettre en place l’infrastructure de rangement de façon provisoire : casiers, classeurs suspendus… avec un étiquetage provisoire ou pouvant facilement évoluer
- Ranger les items
- Adapter au fur et à mesure le plan de rangement prévu si nécessaire.
- Rôder ce rangement puis mettre en place l’étiquetage définitif.
Afficher le plan de rangement à côté de chaque emplacement concerné, y ajouter les modalités éventuelles de tenue à jour : qui a droit de prendre des items, comment, qui assure le rangement…
- Surveiller le bon rangement, fréquemment au début (un responsable doit être désigné) puis régulièrement.
Inciter les irréductibles à ranger, avec psychologie au début, puis avec fermeté. Si utile, informer le comité de direction des défauts de rangement.