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METTRE EN PLACE UN ERP AVEC SUCCES

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mise à jour du 16/02/2014

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La mise en place d’un ERP (c’est-à-dire d’un progiciel de gestion intégrée, qui gère tout les flux des produits, des commandes aux livraisons, y compris stocks, approvisionnements, facturation…)  dans les entreprises, est fréquemment difficile :
A la mise en service, le logiciel est souvent mal adapté, des fonctionnalités manquent, le personnel est mal formé,
la documentation est absente… Et l’entreprise entre alors dans une véritable galère qui peut durer des années.
Cette fiche donne quelques conseils pour bien réussir.

Les écueils essentiels à éviter

Lors de la mise au point initiale pour le paramétrage du logiciel, on se focalise souvent sur le processus nominal. Or ces logiciels savent en général parfaitement réaliser les opérations courantes. Les problèmes proviennent des opérations rares ou accessoires : report d’une année sur l’autre, inclusion de documents, élaboration de statistiques et de bilans, traitement des commandes « spéciales », etc… Et, dans ce domaine, les pièges fourmillent et ils peuvent rendre le logiciel impraticable à cause de détails en fait « fondamentaux »…

Lorsque l’on n’a pas trop l’habitude de ces logiciels, il est très conseillé de se faire assister par un conseil expérimenté, extérieur à l’éditeur ou à l’installateur. Ce conseil doit bien connaître les défauts courants des ERP et la démarche qualité fonctionnelle. Il vous aidera efficacement à mettre en place un ERP réussi.

Les étapes

1-       Commencer par schématiser toutes les étapes du processus qui va de la commande (parfois de la prospection) à la facturation, en incluant également toutes les autres opérations annexes : gestion des différents stocks, bilans, comptabilité, connaissance des prix de revient… Vous devez retrouver dans ces schémas tous les postes de travail et toutes les fonctions qui sont concernés de près ou de loin.

2-       Interviewer les différents acteurs pour bien comprendre leurs besoins et leurs méthodes : surtout aller dans le détail des écrans et des paramètres souhaités, approfondir tous les cas atypiques, tous les problèmes qui dérogent à la procédure nominale. Prendre des exemples des différents types de commande, de bilans, de documents de sortie… afin d’être sûrs.

Analyser le type de gestion souhaité selon les produits et articles : sur stock ou à la commande, en nombre ou à l’unité… Il est important de ne pas se tromper sur ce point car c’est toute la logique de l’exploitation par le logiciel qui en dépend.

3-       Récapitulez le tout dans un cahier des charges précis, poste par poste.

Ce travail est à faire indépendamment de l’installateur du progiciel. Le consultant sus-nommé vous aidera à la réaliser si vous connaissez encore mal les ERP.

4-       Le cahier des charges précédent vous permettra un dialogue clair et sans erreur avec l’installateur du progiciel, pour son choix puis pour son paramétrage.

5-       Une fois le logiciel paramétré, validez-le, poste par poste, par rapport au cahier des charges précédent, en associant les personnels intéressés.

6-       Profitez de la validation pour préparer une fiche méthode pour chaque poste expliquant clairement comment procéder pour les opérations courantes (faire court). Détailler aussi les opérations rares et les cas de problème (vous pourrez ensuite enrichir ces guides). Faire simple, avec des photos d’écran.

Ces fiches, que vous tiendrez à jour, vous faciliteront ensuite fortement les formations et l’apprentissage initial des personnels. Vous éviterez le « mouvement brownien » habituel lors de la mise en service de ces logiciels.

7-       Organisez soigneusement la mise en place, en anticipant les problèmes : installation des postes informatiques, information, formations, mise en place de la Hot-line…

8-       Suivez attentivement et accompagnez les personnels : bon fonctionnement de la hot-line, réponses aux questions, ajustements du paramétrage du progiciel, amélioration des guides, compléments de formation…

Une telle mise en place introduit une profonde mutation du fonctionnement. Il faut que les habitudes se reprennent, que les personnels se réapproprient les nouvelles méthodes… Le paramétrage du progiciel est également généralement à finaliser. Un bon accompagnement initial est donc clef pour un bon usage final.

Les signes de la réussite ?

Ainsi, préparé par des spécifications précises prenant en compte les diverses particularités, validé avant implantation, associé à un effort de méthode et attentivement suivi lors de sa mise en place, un ERP peut être mis en service rapidement, en évitant les désordres habituels.

Ces mesures peuvent sembler importantes, mais quand on les rapporte au coût du progiciel et à son rôle central dans l’entreprise, il ne faut pas hésiter à les prendre. Même si elles prennent du temps et demandent éventuellement un petit investissement supplémentaire, elles seront rentabilisées au centuple par la suite si elles évitent d’avoir à utiliser un logiciel mal adapté.

Le signe de la réussite ? Un progiciel qui permet un fonctionnement nettement amélioré et qui entre en service rapidement et sans drames.

Par Christian DOUCET

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